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5 etapas para uma gestão eficiente das tarefas do advogado

Atualizado: 19 de nov. de 2021

Com certeza a organização e padronização das tarefas ajudam não apenas a ganhar dinheiro, mas também a ganhar tempo.


É crucial reconhecer que o importante não é apenas o resultado, conseguir finalizar uma tarefa, entregar o que foi pedido, mas, sim, a forma como se deu o processo até que você pudesse terminá-la. Ou seja, ter tudo ordenado, planejado para que se consiga realizar os compromissos sem estresse.


Isso deve ser levado ainda mais em consideração quando você trabalha em equipe. Afinal, para que as demandas sejam cumpridas, todos devem estar alinhados, evitando que a falha de um não atinja o outro.


E não só afetar seus parceiros pode ser um problema da falta de uma boa gestão, pior ainda, isso pode afetar o cliente.


A seguir, você encontrará tarefas que não se encaixam em um nicho específico, pois elas podem ser usadas de modo geral na sua atuação.


SUMÁRIO



ORGANIZAÇÃO E PROTOCOLOS PARA ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA


É comum que a gente atue em mais de um setor dentro da empresa. Assim, é importante que fique claro para você os momentos de cumprir com cada um deles.


Inclusive, ter a noção exata de quanto tempo você gasta em cada âmbito do seu trabalho é a melhor forma de perceber se é o momento de aumentar sua equipe.


1. RECEBE


Primeiro, a tarefa chega até nós, e isso não ocorre de forma centralizada. Alguns clientes fazem a solicitação via e-mail, outros por WhatsApp, alguns ainda preferem a ligação...


E aqui começa sua organização. Após receber as tarefas, você deve concentrá-las, seja numa planilha ou num software. Isso vai criar um panorama do que precisa ser feito.


2. COMPREENDE


Depois, é o momento de compreender o que exatamente seu cliente quer e de qual forma você efetuará isso, quais detalhes não podem ser esquecidos. Além disso, cabe a verificação da possibilidade do cumprimento de tal tarefa, se já se tem tudo necessário para efetuá-la.


3. DIRECIONA


Aqui começamos a “sair do papel”, é hora de definir quem, quando e como será feita a tarefa.


Portanto, deve ser levado em consideração se alguém da equipe precisa ser mobilizado além de você, por qual meio vocês se comunicarão, quem ficará responsável por formalizar a tarefa e, principalmente, quando isso será feito e entregue.


4. ACOMPANHA


Na posição de gestor do negócio, independente se você é quem realizará uma atribuição é você ou outra pessoa, é necessário acompanhar o andamento dessas atividades. A melhor forma de fazer isso é por meio de um software, que disponibilizará para todos os colaboradores, o status de cada tarefa.


E isso não é para “vigiar” seus parceiros de trabalho, mas sim para perceber como a equipe tem trabalhado e verificar se há a necessidade de apoio em algum setor.


5. CONCLUI


Por fim, essa etapa é aquela em que se finaliza aquilo que há de ser feito. Observe como está as notificações de prazo, que podem ser feitas até mesmo pelo e-mail programado, caso você ainda não tenha um software.


E, claro, verifique se há uma próxima tarefa após a conclusão. Lembre-se: se houver, esse já é o momento de agendá-la, postergar atividades simples pode causar problemas depois.


Seguindo esse atalho, é provável que seus trabalhos serão feitos de forma muito mais fluida e organizada, já que você conseguirá seguir basicamente um passo a passo.


Estabelecer esses processos é muito importante para tornar a sua atuação mais dinâmica e, se for o caso, uma interação mais eficiente com a equipe, afinal, se todos souberem de qual forma é estabelecida o cumprimento das tarefas, todos se alinharão com facilidade.


E você? Costuma criar um padrão de como realizar as demandas no seu escritório?


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