Eu realmente preciso confessar que sou "a louca" dos aplicativos e softwares de organização e gestão! Já testei diversos! Vários deram errado e poucos deram certo para minha rotina. Isso não significa que eu não acredite nos aplicativos que não deram certo, na verdade penso que cada pessoa irá se adaptar melhor com uma ferramenta ao invés de outra.
Obviamente que com o passar dos anos seus hábitos mudarão, e talvez você precise de uma nova ferramenta, afinal de contas quando você era apenas um acadêmico do curso de direito você precisava de ferramentas mais simples do que agora que precisa cuidar da casa, da gestão do escritório, dos clientes, dos processos e muito mais coisas...
Fique tranquilo e não hesite em ir atrás de algo que poderá te ajudar com mais eficiente só porque está acostumado com a ferramenta que já tem anos que usa. Concorda?
Deixa eu te contar algumas coisas que aconteceram comigo.. talvez você se identifique!
Logo que eu abri o escritório de Santa Catarina, eu cuidava de toda a gestão do escritório com planilhas de excel. Sim... eu também já te aviso que não sou nenhuma profissional de excel, mas que tenho um belo conhecimento da ferramenta. Além disso a plataforma do youtube está aí também para nos auxiliar nessas dúvidas rápidas!
Tanto os clientes, processos como também entradas e saídas financeiras eram controladas pelo Excel. E eu preciso te dizer: funcionou muito bem no primeiro ano, depois já começou a ser difícil gerir tantas coisas relevantes com um simples excel, só que eu estava "acostumada" e essa palavra fazia com que eu não buscasse algo novo.
Depois de um tempo eu pensei: Mas espera aí! Eu sou uma jovem advogada que está com medo de novas tecnologias? Sou uma jovem advogada e um ser humano jovem que está se esquivando de ferramentas que podem me ajudar?
Minhas resposta imediata foi: "Vamos lá Mariana, precisamos mudar! Precisamos evoluir!".
Então eu decidi contratar o ASTREA. Eu já falei dele em vários locais, inclusive no canal no youtube. Voltarei aqui para um post somente sobre ele, em resumo é um software focado na gestão de escritórios de advocacia. Ele cuida do setor financeiro do escritório, gestão de clientes e gestão de processos.
Hoje todas as minhas tarefas são cadastradas lá. TODAS isso mesmo... desde coisas pessoais como coisas do escritório estão cadastradas no ASTREA, ou seja, se tenho uma tarefa que não está no ASTREA, eu provavelmente não lembrarei e não farei.
Vou compartilhar aqui com você a tela que fica sempre aberta no meu computador:
Percebam que as tarefas eu deletei pois tenho um Código de Ética e Disciplina da OAB que precisa ser respeitado. O que quero que notem é o que está escrito em vermelho, amarelo e verde.
Acreditem, cada vez que eu dou um "ok" em um item da lista sinto um prazer inexplicável de produtividade. Sim! Tome cuidado, a produtividade aliada à um bom software é simplesmente viciante!
Agora uma das dicas de organização de tarefas que quero compartilhar com vocês e que dá super certo pra mim: lista de PRIORIDADES para realizar cada tarefa.
Eu defino da seguinte forma:
Prioridade Alta: Preciso fazer não só hoje como também o quanto antes. São as tarefas que eu procuro realizar nos momentos em que sinto que estou mais produtiva durante o dia.
Prioridade Média: São tarefas importantes, precisam ser feitas hoje mas podem esperar a conclusão das tarefas de alta prioridade.
Prioridade Baixa: São tarefas não tão importantes, precisarão ser feitas um dia, mas se não der para concluir hoje não haverá prejuízo em concluir amanhã.
Agora CUIDADO: Quando tudo é de ALTA prioridade nada passa a ter realmente realmente uma prioridade.
Eu já usei agendas físicas, sabe? Aquelas agendas de papel... muito comuns até alguns anos atrás. Mas eu realmente eliminei a ferramenta física da minha vida em 2019. Ainda que você seja um adapto da agendas ou planners físicos, tenho uma sugestão:
Separe 3 canetas de cores diferentes, pode ser aquelas canetas simples de 3 cores da bic. E determine uma cor para cada prioridade. Tudo que for de ALTA prioridade você escreverá em vermelho, MÉDIA prioridade escreva de azul e de preto as de BAIXA prioridade.
Outra dica que eu preciso muito te passar:
Escolha a ferramenta que centralizará todas as suas tarefas. TODAS.
Não caia na besteira de deixar um pouco no email, um pouco no whatsapp, um pouco em uma agenda física e outra em um app como o Astrea. Não faça isso: Você vai esquecer de tarefas e provavelmente surtará tentando lembrar em que lugar deixou cada anotação. Combinado?
Deixe seu cérebro trabalhar pelo que realmente importa e não o esgote com esse tipo de pensamento "o que mais será que eu preciso fazer?", "onde mesmo que anotei aquele compromisso?".
E minha última dica de hoje:
E essa pode até parecer óbvia para você, mas eu preciso compartilhar pois vejo muita gente pisando na bola com isso.
Quando você está com uma data determinada para entrega de um trabalho, você deverá anotar na sua lista de tarefa não apenas a data de entrega, mas sim a data de início da elaboração do serviço. Vou dar um exemplo aqui:
Digamos que fui contratada por uma construtora para elaboração da Convenção de Condomínio e Regimento Interno de um empreendimento que estão construindo. Eu, que atuo no mercado imobiliário sei que levo em torno de 4 dias úteis para estudar o empreendimento, e elaborar o documento. Sei também que quase sempre haverá uma dúvida da minha parte quanto à alguma área do empreendimento, e que terei que buscar respostas com o meu cliente, isso pode levar em média de 1 a 3 dias úteis para que ele me dê a resposta necessária. Sendo assim marco nas minhas tarefas da seguinte forma:
Dia 01/10/2019 iniciar elaboração de Convenção de Condomínio e Regimento Interno do Res. XXXX - Cliente XXXX - Prazo de entrega 10/10/2019.
Dia 10/10/2019 prazo final prometido para entrega da Convenção de Condomínio e Regimento Interno do Res. XXX - Cliente XXX.
Eu uso mais algumas ferramentas que me ajudam demais na organização e produtividade. Como eu estava falando lá no começo do post, eu penso que hoje temos opções infinitas de ferramentas que nos tornam mais produtivos e não há motivos para não utilizar essas ferramentas. Se há algo que te faz ser um profissional mais organizado e consequentemente mais produtivo: Qual o motivo de virar as costas para isso?
Não esqueça: Não existe falta de TEMPO, o que existe é falta de prioridade.
Se quiser que eu faça mais um post sobre outras ferramentas que utilizo para melhorar minha produtividade é só me avisar aqui nos comentários!
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